Montar um escritório para alugar a outras empresas requer uma abordagem estratégica para criar um espaço funcional, atraente e flexível.
Vale lembrar, a não ser que o espaço seja do tipo “built to suit”, que é necessário atender uma ampla gama de potenciais interessados em locar o espaço. Com o intuito de ajudar nessa empreitada, listei alguns tópicos que precisam ser levados em consideração, na hora de mobiliar um escritório destinada à locação:
mobiliar um escritório que seja adequado a diferentes modalidades de negócio, requer um mobiliário flexível.
1. Layout Flexível
Quando mobiliamos um escritório, sem saber qual será a dinâmica de trabalho da empresa que irá ocupar o local, a melhor estratégia, são os layouts que permitem com um certo grau de facilidade, alterações na disposição das mesas. Para isso, considere a utilização de divisórias móveis ou (melhor ainda), mesas modulares que possam ser reconfigurados de acordo com as necessidades dos inquilinos.
Considere a possibilidade de criar salas multiuso. Apesar da minha recomendação, ser a de que você de preferência a espaços abertos, ainda é válido incluir salas que possam ser usadas como escritórios privados, salas de reunião ou áreas de descanso, dependendo da demanda.
2. Móveis Funcionais e Confortáveis
Invista em cadeiras de qualidade que ofereçam conforto para longas horas de trabalho. Não estou dizendo que você precisa comprar as cadeiras mais sofisticadas do mercado, elas até podem ser mais simples, porem, precisam ser de qualidade, com (pelo menos) os ajustes básicos de altura do assento, altura e inclinação do encosto, apoio de braços com ajuste de altura, etc... Leve em consideração, que o seu inquilino não poderá trocar as cadeiras, logo, uma cadeira pouco confortável, poderá (com o passar dos meses), motivar a saída do seu cliente e o cancelamento do contrato de locação.
Procure utilizar mesas modulares e com medidas adequadas. Eu sei que pode parecer tentador (para o proprietário do escritório), acomodar o maior número de pessoas, no menor espaço possível, mas, mesas muito pequenas, até podem ser adequadas para uma ou outra atividade, porem, se elas forem pequenas demais, podem limitar o seu mercado de locação.
Inclua estantes, armários e gavetas para armazenamento seguro e organizado. Eu também incluiria no projeto, armários do tipo locker, que são aqueles armários com várias portas pequenas, com fechaduras individuais. Certifique-se também, de que todos os armários possuem fechaduras com chave. Lembre-se, que por se tratar de um escritório (mesmo que locado para uma única empresa), poderá ser compartilhado por diferentes departamentos, um bom conjunto de armários, ajudarão na organização do dia a dia do seu inquilino.
3. Tecnologia Integrada
Garanta que o escritório tenha cabeamento para internet de alta velocidade e pontos de rede suficientes para acomodar diferentes layouts, bem como uma robusta rede elétrica. No entanto, prover todo esse cabeamento apenas espalhando-os pelas paredes do escritório, pode ser um “pandemônio”, que irá engessar completamente o layout. A minha sugestão, é utilizar mesas que já contam com infraestrutura para o cabeamento elétrico e de rede. Assim, sempre que a disposição das mesas for alterada, as tomadas irão junto.
Caso você queira incluir também alguns equipamentos como impressoras, projetores, telas e equipamentos de ar condicionado, considere sempre a possibilidade de apoia-los em itens do mobiliário, como mesas e armários, justamente para flexibilizar o layout.
De preferencia para pisos e forros modulares, assim, poderá remanejar as saídas de ar condicionado e os pontos de iluminação, conforme a disposição das mesas, evitando a criação de “zonas pouco ou muito refrigeradas”, bem como o posicionamento de pontos de luz, nas costas dos usuários das mesas, criando sombras na superfície de trabalho.
4. Design Atraente
Opte por uma paleta de cores neutras que agradem a um público amplo e que possam ser personalizadas com elementos decorativos pelos inquilinos.
Utilize uma combinação de luz natural e artificial para criar um ambiente bem iluminado. Luminárias ajustáveis podem ajudar a adaptar a iluminação conforme necessário.
Utilize um mobiliário de qualidade. Apesar das mesas não influenciarem diretamente no conforto (tanto quanto às cadeiras do tópico anterior), um mobiliário atraente e de bom gosto, será um diferencial no momento da locação.
Quadros, plantas e outros itens decorativos devem ser neutros e de bom gosto, contribuindo para um ambiente acolhedor, mas sem impor um estilo específico.
5. Áreas Comuns
Ofereça uma pequena cozinha equipada com geladeira, micro-ondas, cafeteira e área para refeições.
Inclua pelo menos uma sala de reunião com boa acústica, mesa grande e cadeiras confortáveis. Como eu disse em tópico anterior, escritórios abertos, são um ótima pedida na criação de ambientes dinâmicos e flexíveis. Mas, justamente por toda essa “abertura”, é fundamental criar também alguns ambientes privativos, sejam para pequenas ou grandes reuniões.
Uma área com sofás ou poltronas confortáveis pode servir como um espaço para descanso ou reuniões informais.
6. Segurança e Acessibilidade
Instale sistemas de controle de acesso para garantir a segurança do espaço. Eles podem ser muito úteis para a segurança do seu cliente, como também pode funcionar para você, caso deseje locar estações de trabalho individuais, na modalidade de coworking.
Certifique-se de que o escritório seja acessível para pessoas com deficiência, incluindo rampas, elevadores e banheiros adaptados. Inclusive, eu sugiro fortemente que você pesquise sobre a legislação vigente sobre acessibilidade na sua cidade. A princípio, a lei se aplica apenas para novas construções, mas pode ser um diferencial (e de muito bom tom), leva-la também em consideração, durante a reforma do espaço.
7. Sustentabilidade
Utilize materiais ecológicos e móveis duráveis que suportem o uso intensivo. Tenha em mente, que por se tratar de um espaço que sofrerá constantes mudanças de layout, um mobiliário de qualidade é fundamental. Isso se aplica, tanto ao quesito da qualidade construtiva do mobiliário (para suportar as movimentações), quanto na qualidade de projeto, com mesas e armários dotados de sapatas niveladoras de altura, que se ajustem às variações de nivelamento do piso, cadeiras com rodízios macios de qualidade, que não danificam o piso, etc... Afinal de contas, pode ser difícil esconder partes danificadas do piso, em diferentes disposições de layout.
Considere iluminação LED e sistemas de ar condicionado eficientes para reduzir custos operacionais.
8. Contratos e Flexibilidade
Ofereça opções de aluguel a curto e longo prazo, permitindo que empresas pequenas ou startups possam crescer dentro do espaço. Considere a possibilidade de planejar espaços modulares, equilibrando a quantidade de salas fechadas, banheiros, áreas de copa, salas de reunião, etc... permitindo que os clientes possam expandir os espaços locados, de acordo com o crescimento orgânico de suas equipes, podendo locar mais “módulos” dentro de um mesmo contrato.
Considere incluir serviços como limpeza, recepção e manutenção no contrato de aluguel. Um ótimo atrativo para empresas que estão começando, é poder focar naquilo que elas sabem fazer de melhor. Empresas novas com “DNA de crescimento”, preferem pagar pelas atividades que não fazem parte do seu “core”, pois sabem que o custo para administrar essas atividades, pode ser bem maior.
Criar um ambiente que equilibre funcionalidade, conforto e flexibilidade atrairá uma gama maior de empresas e contribuirá para a ocupação contínua do espaço.
E se você precisar de ajudar para mobiliar o espaço, conte com o expertise da Opusflex, para fornecer o mobiliário adequado ao seu escritório.